De uitvaart organiseren met de uitvaartverzorger
Omdat er voor een uitvaart in korte tijd veel geregeld moet worden, is het fijn als u zich met de naaste familieleden kunt voorbereiden op het gesprek en wat spullen kunt klaarleggen, zoals foto’s, persoonsgegevens en een lijstje met uitvaartwensen van de overledene als dat er is.
Formaliteiten
De uitvaartverzorger vraagt altijd of een arts bij de overledene is geweest. De overledene mag daarvoor namelijk niet verplaatst of verzorgd worden. De arts stelt een verklaring van overlijden en de doodsoorzaakverklaring op. Deze documenten zijn nodig om de uitvaart te kunnen regelen. Als de uitvaartverzorger het overlijden aangeeft bij de burgerlijke stand, heeft hij de verklaring van overlijden en de doodsoorzaakverklaring nodig. U kunt deze aangifte ook zelf doen.
- Lees hier meer over het vaststellen van de dood door een arts.
De uitvaartverzorger controleert en noteert de persoonsgegevens van de overledene en de contactgegevens van de opdrachtgever. De opdrachtgever is formeel verantwoordelijk voor de organisatie van de uitvaart en ondertekent de officiële opdracht aan de uitvaartverzorger. Misschien heeft de overledene in zijn of haar uitvaartwensen aangegeven wie de rol van opdrachtgever op zich zal nemen. Als dat niet het geval is, kunt u als nabestaanden samen besluiten wie dit het beste kan doen.
Wie was de overledene?
Om een uitvaart te verzorgen die past bij uw wensen en bij wie de overledene was, moet de uitvaartverzorger zich een goed beeld van de overledene en van de nu ontstane situatie vormen. Wat voor persoon was hij of zij? Maar ook: Wie zijn de nabestaanden?
Wat passend is of niet, heeft uiteraard ook een financiële kant. Het is belangrijk te weten of er een bepaald budget is waarbinnen de uitvaart geregeld moet worden. Soms zijn mensen uit eerbied naar de overledene geneigd tot het kiezen van allerlei opties. Voelt u zich hier echter nooit toe verplicht. Duurder is niet per se waardiger.
Begraven of cremeren?
Wellicht heeft de overledene dit vastgelegd, in een codicil of testament. Zo niet, dan bespreekt de uitvaartverzorger desgewenst wat de verschillende opties inhouden. En wat uw voorkeur is voor de dag en het tijdstip. Hij of zij neemt vervolgens contact op met begraafplaats of crematorium en legt dit vast of komt met suggesties voor een ander moment.
Sprekers of geestelijken bij de uitvaartplechtigheid?
De uitvaartverzorger maakt het draaiboek voor de uitvaartdag. Daarvoor heeft hij onder meer de contactgegevens van eventuele sprekers nodig. Zo kan hij afspraken maken over de volgorde en duur van de toespraak, maar ook over gewenste faciliteiten (microfoon e.d.). U kunt ook niet-religieuze sprekers of ritueelbegeleiders voor de uitvaart vragen. De uitvaartverzorger kan u daarmee in contact brengen. Vraag hier gerust naar.
Verzorging, uitvaartkist en opbaren
Verzorging van de overledene
Het lichaam van de overledene wordt gewassen en gekleed. U kunt dit desgewenst zelf doen. De uitvaartverzorger overlegt over de juiste kleding voor de overledene, het kapsel en of make-up gewenst is. Ook bespreekt hij wat er met eventuele sieraden gebeurt: blijven die bij de overledene of worden ze voor het sluiten van de kist aan de opdrachtgever gegeven?
- Lees hier meer over de verzorging van de overledene.
Uitvaartkist of lijkwade
De uitvaartverzorger kan u verschillende opties laten zien en de voor- en mogelijke nadelen daarvan. U bespreekt ook wanneer de kist gesloten of de lijkwade dichtgevouwen wordt en of de nabestaanden daarbij aanwezig willen zijn.
Opbaren, koelen en balseming
De overledene kan in de periode tot de uitvaart thuis of in een uitvaartcentrum worden opgebaard. Zo kunnen nabestaanden afscheid nemen van de overledene. In de dagen tussen het overlijden en de uitvaart verandert het lichaam van de overledene. Om dat te remmen wordt gekoeld of er kan gekozen worden voor balseming.
Rouwbrief en rouwadvertentie
Wanneer locaties en tijden voor de uitvaartplechtigheid zijn vastgelegd, kunnen die worden opgenomen in de rouwbrief, kaart of een e-mail en een eventuele rouwadvertentie.
Spreek goed af wie de rouwtekst en eventuele foto’s aanlevert en wanneer. Het bericht van overlijden moet tenslotte tijdig bij belangstellenden zijn. Het adresseren, frankeren en posten van de rouwbrieven kunt u zelf doen, of (deels) door de uitvaartverzorger laten doen. Stuur ook altijd een rouwbrief aan uzelf, zodat u kunt volgen of de brief tijdig bezorgd wordt.
- Lees hier meer over de rouwbrief en bekijk een voorbeeld.
Keuze rond de uitvaartceremonie
Bloemen en alternatieven
Bij veel uitvaarten wordt met bloemen een laatste groet aan de overledene gebracht. Er zijn veel mogelijkheden waaronder ook relatief goedkope en duurzame keuzes. Denkt u daarbij bijvoorbeeld aan bloemen uit eigen tuin. In plaats van bloemen kunt u ook overwegen belangstellenden een donatie te vragen voor een goed doel. Uw uitvaartverzorger kan u helpen bij die keuze.
Afscheid nemen
Nabestaanden willen veelal belangstellenden de mogelijkheid geven om de overledene voorafgaand aan de uitvaartceremonie een laatste groet te brengen. Dat kan op verschillende momenten en plaatsen, thuis of in een uitvaartcentrum. Soms kan of wil de overledene niet zichtbaar worden opgebaard. Dan is een goede foto op de kist een optie.
Vervoer
Hierin is van alles mogelijk, van heel bescheiden (een bakfiets of eigen vervoermiddel) tot groots (een koets met acht paarden). Vraag is ook altijd of er vervoer voor de nabestaanden geregeld moet worden, bijvoorbeeld met volgauto’s, fietsen of een uitvaartbus.
De ceremonie zelf
De uitvaartverzorger bespreekt hoe u de begrafenis- of crematieplechtigheid voor u ziet, wat daarvoor nodig is en welke taken u zelf op u neemt. Hij zorgt ervoor dat u de muziek die bij de plechtigheid wordt gespeeld wordt doorgeven aan het uitvaartcentrum of crematorium. Samen maakt u een inschatting hoeveel tijd voor de verschillende onderdelen ingepland moet worden en bespreekt u wat er gebeurt als die tijd overschreden wordt.
De meeste crematoria en uitvaartcentra bieden de optie om de plechtigheid digitaal vast te leggen en deze via internet (livestream) te volgen.
Condoleance
U kunt de condoleance na afloop op veel manieren vormgeven. Bijvoorbeeld een formele condoleance, met handen schudden. Maar u kunt ook kiezen voor een informeel samenzijn. Dan staan de nabestaanden niet in een rij, maar mengen zich onder het gezelschap. Wilt u na de plechtigheid de uitvaart liever alleen of met een select gezelschap afsluiten, dan kunt u de uitvaartverzorger of ceremoniemeester dat laten aangeven.
- Lees hier meer over de voorbereidingen in de dagen voor de uitvaart.
Kosten van de uitvaart
De uitvaartverzorger zet uw wensen op papier en specificeert daarbij de kosten. Sommige kosten moeten worden geschat, bijvoorbeeld omdat ze afhankelijk zijn van het aantal bezoekers. Natuurlijk kunt u uw wensen in de dagen tot de uitvaart nog bijstellen. Bij het maken van de begroting houdt de uitvaartverzorger zo veel mogelijk rekening met de eventuele vergoeding uit een uitvaartpolis. Overstijgen de verwachte kosten uw budget, overleg dan over goedkopere opties. Vraag altijd om toelichting als zaken onvoldoende duidelijk zijn.
Afronden van het gesprek en vervolg
Als vastgesteld is hoe de uitvaart eruit zal komen te zien, stuurt de uitvaartverzorger u binnen 24 uur een overeenkomst met een heldere begroting toe. Als u eventueel nog zaken wilt aanpassen, kan dat en anders ondertekent de opdrachtgever de overeenkomst. De uitvaartverzorger kan dan aan het werk om een goed afscheid te organiseren.
In de periode tot de uitvaart zullen nog verschillende praktische zaken aandacht vragen. Na de uitvaart is het belangrijk dat u ruimte geeft aan rouwverwerking. Ook krijgt u dan nog te maken met het nodige regelwerk.
- Lees hier meer over de voorbereidingen in de dagen voor de uitvaart.
- Lees hier meer over praktische zaken na de uitvaart.
- Lees hier meer over de afwikkeling van de erfenis.
- Lees hier meer over rouwen.
Veelgestelde vragen over het bespreken van een uitvaart met de uitvaartverzorger
Meestal zit de uitvaartverzorger aan tafel met de opdrachtgever, dat is de nabestaande die aanspreekpunt is voor de uitvaart, en enkele naasten. Ook kan het prettig zijn om een vertrouwenspersoon te vragen aan te schuiven die enige emotionele afstand had tot de overledene. Deze persoon kan u helpen de meer rationele, zakelijke kant in balans te brengen met de emoties. Het is niet praktisch om dit gesprek met veel familieleden erbij te voeren. Wel kunt u het gesprek samen met hen voorbereiden.
- Bekijk hier de checklist voor het eerste gesprek met de uitvaartverzorger.
Dat kan, maar u neemt daarmee wel een risico. Het is niet eenvoudig om in een paar dagen een complete uitvaart te regelen. Als u onvoorbereid voor deze taak komt te staan, kan er veel misgaan. De emotionele betrokkenheid kan bovendien voor veel extra stress zorgen. Het geeft rust – en ruimte voor emoties – als u kunt vertrouwen op de ervaring, opleiding en service van een goede uitvaartverzorger.
- Lees hier meer over zelf een uitvaart regelen.
In Nederland mag iedereen zich uitvaartondernemer noemen. Het is geen beschermd beroep - en er zijn grote verschillen. Als branchevereniging adviseert BGNU altijd te kiezen voor een ondernemer met het Keurmerk Uitvaartzorg. Alle bij ons aangesloten uitvaartondernemingen zijn in het bezit daarvan. Zo bent u verzekerd van professionele hulp bij de uitvaart. Alle uitvaartverzorgers in dienst bij een Keurmerk-uitvaartonderneming zijn geregistreerd in het Register uitvaartverzorgers. Mocht u een uitvaartverzorger aanbevolen krijgen, check dan of de desbetreffende persoon voldoet aan de door de branche opgestelde kwaliteitseisen voor uitvaartverzorgers.