Waar moet ik aan denken bij het organiseren van een uitvaart?

De uitvaartverzorger vraagt altijd of een arts bij de overledene is geweest. De overledene mag daarvoor namelijk niet verplaatst of verzorgd worden. De arts stelt een verklaring van overlijden en de doodsoorzaakverklaring op. Deze documenten zijn nodig om de uitvaart te kunnen regelen. Als de uitvaartverzorger het overlijden aangeeft bij de burgerlijke stand, heeft hij de verklaring van overlijden en de doodsoorzaakverklaring nodig. U kunt deze aangifte ook zelf doen.

• Lees hier meer over het vaststellen van de dood door een arts.

De uitvaartverzorger controleert en noteert de persoonsgegevens van de overledene en de contactgegevens van de opdrachtgever. De opdrachtgever is formeel verantwoordelijk voor de organisatie van de uitvaart en ondertekent de officiële opdracht aan de uitvaartverzorger. Misschien heeft de overledene in zijn of haar uitvaartwensen aangegeven wie de rol van opdrachtgever op zich zal nemen. Als dat niet het geval is, kunt u als nabestaanden samen besluiten wie dit het beste kan doen.

Om een uitvaart te verzorgen die past bij de wensen van de overledene, van de nabestaanden en bij wie de overledene was, moet de uitvaartverzorger zich een goed beeld van de overledene en van de nu ontstane situatie vormen. Wat voor persoon was hij of zij? Maar ook: Wie zijn de nabestaanden?

Wat passend is of niet, heeft uiteraard ook een financiële kant. Het is belangrijk om te weten of er een bepaald budget is waarbinnen de uitvaart geregeld moet worden. Soms zijn mensen uit eerbied naar de overledene geneigd tot het kiezen van allerlei opties. Voelt u zich hier echter nooit toe verplicht. Duurder is niet per se waardiger.

Wellicht heeft de overledene vastgelegd of hij begraven of gecremeerd wilde worden, bijvoorbeeld in een codicil of testament. Zo niet, dan bespreekt de uitvaartverzorger desgewenst wat de verschillende opties inhouden. En wat uw voorkeur is voor de dag en het tijdstip. Hij of zij neemt vervolgens contact op met begraafplaats of crematorium en legt dit vast of komt met suggesties voor een ander moment.

De uitvaartverzorger maakt het draaiboek voor de uitvaartdag. Daarvoor heeft hij onder meer de contactgegevens van eventuele sprekers nodig. Zo kan hij afspraken maken over de volgorde en duur van de toespraak, maar ook over gewenste faciliteiten (microfoon e.d.). U kunt ook niet-religieuze sprekers of ritueelbegeleiders voor de uitvaart vragen. De uitvaartverzorger kan u daarmee in contact brengen. Vraag hier gerust naar.

Het lichaam van de overledene wordt gewassen en gekleed. U kunt dit door een professional laten doen, of helemaal zelf doen, of – daar tussenin – samen met de professional doen. De uitvaartverzorger overlegt over de juiste kleding voor de overledene, het kapsel en of make-up gewenst is. Ook bespreekt de uitvaartverzorger wat er met eventuele sieraden gebeurt: blijven die bij de overledene of worden ze voor het sluiten van de kist aan de opdrachtgever gegeven?

• Lees hier meer over de verzorging van de overledene.

De uitvaartverzorger kan u verschillende opties laten zien en de voor- en mogelijke nadelen daarvan. Zo is bijvoorbeeld niet iedere uitvaartkist of lijkwade geschikt voor een crematie, of voor een bijzetting op een natuurbegraafplaats. U bespreekt ook wanneer de kist gesloten of de lijkwade dichtgevouwen wordt en of de nabestaanden daarbij aanwezig willen zijn.

De overledene kan in de periode tot de uitvaart thuis of in een uitvaartcentrum worden opgebaard. Zo kunnen nabestaanden afscheid nemen van de overledene. In de dagen tussen het overlijden en de uitvaart verandert het lichaam van de overledene. Om dat te remmen wordt gekoeld of er kan gekozen worden voor lichte balseming.

• Lees hier meer over opbaren.
• Lees hier meer over licht balsemen (thanatopraxie) of koelen.

Wanneer locaties en tijden voor de uitvaartplechtigheid zijn vastgelegd, kunnen die worden opgenomen in de rouwbrief of -kaart of in een e-mail en in een eventuele rouwadvertentie.

Spreek goed af wie de rouwtekst en eventuele foto’s aanlevert en wanneer. Het bericht van overlijden moet tenslotte tijdig bij belangstellenden zijn. Het adresseren, frankeren en posten van de rouwbrieven kunt u zelf doen, of (deels) door de uitvaartverzorger laten doen. Stuur ook altijd een rouwbrief aan uzelf, zodat u kunt volgen of de brief tijdig bezorgd wordt.

• Lees hier meer over de rouwbrief en bekijk een voorbeeld.

Bij veel uitvaarten wordt met bloemen een laatste groet aan de overledene gebracht. Er zijn veel mogelijkheden waaronder ook relatief goedkope en duurzame keuzes. Denkt u daarbij bijvoorbeeld aan bloemen uit eigen tuin.

In plaats van bloemen kunt u ook overwegen belangstellenden een donatie te vragen voor een goed doel. Uw uitvaartverzorger kan u helpen bij die keuze.

Nabestaanden willen veelal belangstellenden de mogelijkheid geven om de overledene voorafgaand aan de uitvaartceremonie een laatste groet te brengen. Dat kan op verschillende momenten en plaatsen, thuis of in een uitvaartcentrum. Soms kan of wil de overledene niet zichtbaar worden opgebaard. Dan is een goede foto op de kist een optie.

Als de overledene op de dag van de uitvaart verplaatst moet worden, is er van alles mogelijk: van heel bescheiden (een bakfiets of eigen vervoermiddel) tot groots (een koets met acht paarden). Sta er ook bij stil of er vervoer voor de nabestaanden geregeld moet worden, bijvoorbeeld met volgauto’s, fietsen of een uitvaartbus.

• Lees hier meer over het vervoer van de overledene op de dag van de uitvaart.
• Lees hier meer over het vervoer van belangstellenden bij de uitvaart.

De uitvaartverzorger bespreekt hoe u de begrafenis- of crematieplechtigheid voor u ziet, wat daarvoor nodig is en welke taken u zelf op u neemt. Hij zorgt ervoor dat de muziek die bij de plechtigheid wordt gespeeld, wordt doorgeven aan het uitvaartcentrum of crematorium. Samen maakt u een inschatting hoeveel tijd voor de verschillende onderdelen ingepland moet worden en bespreekt u wat er gebeurt als die tijd overschreden wordt.

• Lees hier meer over de uitvaartplechtigheid.

De meeste crematoria en uitvaartcentra bieden de optie om de uitvaartplechtigheid digitaal vast te leggen en deze via internet (livestream) te volgen. Een andere mogelijkheid is om een professionele uitvaartfotograaf of uitvaartvideograaf te vragen om de uitvaart vast te leggen.

• Lees hier meer over het livestreamen van uitvaarten.

Na afloop van de uitvaartplechtigheid vindt vaak een condoleance plaats. U kunt die op veel manieren vormgeven. Bijvoorbeeld een formele condoleance, met handen schudden. Maar u kunt ook kiezen voor een informeel samenzijn. Dan staan de nabestaanden niet in een rij, maar mengen zich onder het gezelschap. Wilt u na de plechtigheid de uitvaart liever alleen of met een select gezelschap afsluiten, dan kunt u de uitvaartverzorger of ceremoniemeester dat laten aangeven.

De uitvaartverzorger zet uw wensen op papier en specificeert daarbij de kosten. Sommige kosten moeten worden geschat, bijvoorbeeld omdat ze afhankelijk zijn van het aantal bezoekers. Natuurlijk kunt u uw wensen in de dagen tot de uitvaart nog bijstellen. Bij het maken van de begroting houdt de uitvaartverzorger zo veel mogelijk rekening met de eventuele vergoeding uit een uitvaartpolis. Overstijgen de verwachte kosten uw budget, overleg dan over goedkopere opties. Vraag altijd om toelichting als zaken onvoldoende duidelijk zijn.

Als vastgesteld is hoe de uitvaart eruit zal komen te zien, stuurt de uitvaartverzorger u binnen 24 uur een overeenkomst met een heldere begroting toe. Als u eventueel nog zaken wilt aanpassen, kan dat en anders ondertekent de opdrachtgever de overeenkomst. De uitvaartverzorger kan dan aan het werk om een goed afscheid te organiseren.

• Klik hier voor een voorbeeld van een begroting.